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Johnny Gros sur le Cœur de cette facture contestée

« Le client conteste ma facture, et je ne sais pas comment répondre »

Un client conteste une ligne de facture ? L’agent vous aide à vérifier le dossier, rédiger une réponse ferme et courtoise, et préparer l’avoir partiel si l’erreur est réelle.

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À vous. 2 minutes.

Je suis [VOTRE MÉTIER]. Un client conteste une facture. Son message, sans nom ni coordonnée : « [MESSAGE DU CLIENT] ».
Prévu au devis : [LIGNES ET MONTANTS]. Facturé : [LIGNES ET MONTANTS]. Mes justificatifs : [EX. DEVIS SIGNÉ, ACCORD PAR MESSAGE, AVENANT, PHOTOS].
1. Fais un tableau ligne par ligne : prévu, facturé, écart, justificatif disponible. Qualifie chaque écart : erreur de ma part, supplément accepté avec preuve, ou supplément non validé par écrit.
2. Écris une réponse en 3 paragraphes, ferme et courtoise, en vouvoiement : ce que je reconnais, ce que je maintiens avec la pièce, la solution et la nouvelle date de paiement.
3. Si une erreur est reconnue, liste les mentions de l'avoir à émettre, sans modifier la facture d'origine.
Commence par « Bonjour [Prénom] ». Pose-moi des questions avant de répondre.

Marche avec l'assistant IA de votre choix. Aucun compte AgentsPourTPE requis.

Ce que l'assistant vous rend (exemple)

Bonjour [Prénom], Merci pour votre message. Après vérification, vous avez raison sur un point : le déplacement a été facturé deux fois. Vous trouverez ci-joint un avoir de 45 € TTC. En revanche, je maintiens le remplacement du robinet d'arrêt (120 € TTC) : vous l'aviez accepté par message le 3 octobre, copie jointe. Il reste donc 1 035 € TTC à régler. Pouvez-vous le faire d'ici le 31 octobre ? Bien cordialement, [Votre prénom] Mentions de l'avoir : numéro suivant dans la série, référence de la facture d'origine, ligne annulée, montants HT, TVA et TTC. (Exemple illustratif.)

Le problème

« Ce n’est pas le prix convenu », « ces heures n’étaient pas prévues » : une facture contestée bloque le paiement pendant des semaines. Le dirigeant répond à chaud, accorde une remise au hasard ou, à l’inverse, laisse traîner. Et quand il faut corriger, on modifie la facture d’origine… ce qui est interdit : il faut un avoir.

Recette agent (étapes)

  1. Rassemblez le dossier : devis signé, bon de commande ou mail d’accord, facture contestée, éventuels avenants ou photos de fin de travaux. Copiez les montants et les lignes (sans coordonnées bancaires).
  2. Collez le message du client et le dossier dans l’agent. Demandez-lui un tableau ligne par ligne : prévu au devis / facturé / écart / justificatif disponible.
  3. Faites qualifier chaque écart : erreur de votre part, travaux supplémentaires acceptés (avec preuve), ou supplément non validé par écrit.
  4. Demandez un projet de réponse en trois paragraphes : ce que vous reconnaissez, ce que vous maintenez avec la pièce justificative, la solution proposée et la date de paiement attendue pour le reste.
  5. Si une erreur est reconnue, demandez à l’agent la liste des mentions de l’avoir : numéro dans la suite chronologique, référence à la facture d’origine, lignes et montants HT / TVA corrigés. Émettez-le depuis votre logiciel de facturation — ne modifiez jamais la facture déjà envoyée.
  6. Relisez, envoyez la réponse avec l’avoir en pièce jointe, et notez la nouvelle échéance dans votre suivi des impayés.

Résultat attendu

Une contestation traitée en 30 minutes, avec une réponse argumentée et un avoir conforme. Le montant non contesté est payé plus vite et la relation client est préservée.

Note RGPD / données

Masquez IBAN, adresses et coordonnées personnelles du client avant de coller les documents. Ne transmettez pas de pièces d’identité.

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