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Johnny Ras la Casquette des absences de dernière minute

« Quelqu’un est malade, et tout s’écroule »

Quand un équipier se déclare absent, l’agent aide à vérifier le planning, lister les options de remplacement et rédiger les messages à l’équipe et aux clients.

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À vous. 2 minutes.

Je dirige [VOTRE ACTIVITÉ], [NOMBRE] personnes. [PRÉNOM] est absent ou absente [CRÉNEAU CONCERNÉ], au poste de [RÔLE : salle, cuisine, caisse, rayon, poste de coiffure…]. Pour tenir ce poste, il faut au minimum : [COMPÉTENCES].
Voici le planning de la semaine, prénoms seulement : [PLANNING OU LISTE DES PRÉSENTS, avec les heures prévues].
Mes contraintes : [EX. CONTRATS, REPOS, PERSONNE DÉJÀ SOLLICITÉE CETTE SEMAINE].
1. Propose 3 options classées : réorganisation interne, appel à un extra que je connais, offre allégée. Pour chacune, ce que ça change et le risque.
2. Écris le message court pour l'équipe et, si besoin, un message pour les clients.
3. Fais une check-list d'une demi-page pour la personne qui remplace.
Ne me demande pas le motif de l'absence. Pose-moi des questions avant de répondre.

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Ce que l'assistant vous rend (exemple)

Absence de Léa samedi midi (salle) Option 1 · Réorganisation : Tom passe de la plonge à la salle de 11 h 30 à 14 h 30, Inès prend la plonge. Risque : Tom a déjà fait 2 samedis, vérifiez son repos. Option 2 · Extra : appeler votre extra habituel, réponse à obtenir avant jeudi 18 h. Option 3 · Offre allégée : formule du jour seulement, réservations limitées à 30 couverts. Message à l'équipe : « Léa est absente samedi midi. Tom en salle, Inès à la plonge. Merci à vous deux ! » (Exemple illustratif, équipe fictive.)

Le problème

En restauration ou en commerce, une absence le matin casse le service : trop de tables, caisse sous-dotée, rayon non tenu. Le gérant enchaîne les appels, oublie de prévenir un client ou surcharge la même personne trois fois de suite. Le stress monte et la qualité descend.

Recette agent (étapes)

  1. Dès l’annonce d’absence, notez : créneau concerné, rôle (salle, cuisine, caisse, rayon), compétences minimales requises.
  2. Collez votre planning de la semaine (ou la liste des présents) dans l’agent et demandez : qui peut basculer sans dépasser le contrat / le repos légal, qui a déjà beaucoup d’heures.
  3. Demandez 3 options classées : (1) réorganisation interne, (2) appel d’un extra / saisonnier connu, (3) réduction d’offre (carte allégée, fermeture partielle d’un rayon).
  4. Faites rédiger un message court WhatsApp / SMS pour l’équipe (« X absent, voici le plan ») et, si besoin, un message clients (horaires modifiés, délai de service).
  5. Demandez une check-list du jour pour le remplaçant (ouverture, codes utiles sans mots de passe en clair, qui appeler).
  6. En fin de journée : notez l’absence dans un tableau simple (date, motif anonymisé, qui a remplacé) pour anticiper les pics.

Résultat attendu

Un plan de remplacement en 10–15 minutes au lieu d’une heure de coups de fil, moins de surcharge sur les mêmes personnes, clients prévenus si besoin.

Note RGPD / données

Ne collez pas de motifs médicaux détaillés ni de données de santé dans un chat grand public. Contentez-vous de « absent » / « congé » et de prénoms.

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