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Faire signer un devis à distance et encaisser l’acompte dans la foulée

Le client est d’accord au téléphone mais le devis papier traîne sur un coin de table. L’agent prépare un parcours simple : message d’envoi, signature électronique, lien de paiement de l’acompte et confirmation.

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À vous. 2 minutes.

Je suis [VOTRE MÉTIER]. Le client a dit oui au téléphone pour [TRAVAUX OU PRESTATION], [MONTANT] € TTC. Ma règle d'acompte : [POURCENTAGE OU MONTANT], [À LA COMMANDE OU AU DÉMARRAGE]. Le devis est valable jusqu'au [DATE]. Signature avec [OUTIL DE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE], acompte payé par [LIEN DE PAIEMENT, VIREMENT].
Écris, en vouvoiement :
1. Le message d'envoi, en 5 lignes : récapitulatif, montant, validité, comment signer, montant de l'acompte et à quoi il sert.
2. Le message de confirmation après paiement : date de démarrage, prochaines étapes, contact.
3. Une relance douce si le devis n'est pas signé sous 7 jours.
Rappelle-moi de vérifier les règles de rétractation si le contrat est conclu à distance ou hors de mes locaux. Aucune coordonnée bancaire dans le texte : j'ajouterai le lien moi-même. Commence par « Bonjour [Prénom] ». Pose-moi des questions avant de répondre.

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Ce que l'assistant vous rend (exemple)

Bonjour [Prénom], Comme convenu au téléphone, voici le devis pour la pose de votre parquet (32 m², 3 840 € TTC), valable jusqu'au 15 novembre. Pour le valider : signez en ligne avec le lien ci-dessous, puis réglez l'acompte de 1 150 € (30 %). Il sert à commander le parquet chez le fournisseur. [LIEN DE SIGNATURE] · [LIEN DE PAIEMENT] Dès réception, je vous confirme la date de démarrage. Bien cordialement, [Votre prénom] À vérifier : votre délai de rétractation, car le contrat est conclu à distance. (Exemple illustratif.)

Le problème

Entre l’accord oral et le devis signé, il se passe parfois des semaines : le client doit imprimer, signer, scanner, faire un virement. Pendant ce temps, le créneau n’est pas bloqué et le projet peut partir ailleurs. Sans acompte, on commande aussi le matériel à ses risques.

Recette agent (étapes)

  1. Définissez votre règle d’acompte (pourcentage ou montant fixe, à la commande ou à la date de démarrage) et faites-la apparaître clairement sur le devis.
  2. Demandez à l’agent un mail ou un message d’envoi de 5 lignes : récapitulatif du projet, montant, validité du devis, comment signer, montant de l’acompte et ce qu’il déclenche (réservation du créneau, commande du matériel).
  3. Utilisez la signature électronique de votre logiciel de devis ou un service dédié, et un lien de paiement (Stripe ou solution de votre banque) pour l’acompte.
  4. Faites rédiger la facture d’acompte à émettre à réception du paiement, et le message de confirmation au client (date de démarrage, prochaines étapes, contact).
  5. Préparez une relance douce si le devis n’est pas signé sous 7 jours, en rappelant la date de validité.
  6. Dans votre suivi, notez date d’envoi, date de signature et date d’encaissement pour mesurer votre délai moyen.

Résultat attendu

Des devis signés plus vite, des créneaux réservés seulement quand l’acompte est payé et moins de matériel commandé à vos risques.

Note RGPD / données

Ne collez pas de coordonnées bancaires dans l’agent. Les règles d’acompte et de rétractation (notamment pour les contrats conclus à distance ou hors établissement avec des particuliers) sont à vérifier avec votre organisation professionnelle : cette fiche n’est pas un conseil juridique.

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