Jeannie, l'agent IA d'AgentsPourTPEAgentsPourTPE
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Classer et nommer ses documents numériques

Convention de nommage + arborescence + règles de rétention simples (dont factures).

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À vous. 2 minutes.

Je dirige [VOTRE ACTIVITÉ], [NOMBRE] personnes. Mes documents sont aujourd'hui [OÙ : ordinateur, clé USB, messagerie, dossier partagé…]. Les types de documents que je manipule : [EX. DEVIS, FACTURES, CONTRATS, BULLETINS DE PAIE, PHOTOS DE CHANTIER].
1. Propose une arborescence de dossiers simple, sur 3 niveaux maximum.
2. Propose une règle de nommage des fichiers (date au format AAAAMMJJ, type, référence), avec 5 exemples sans nom de client réel : utilise « Client1 ».
3. Rédige une mini-charte d'une page pour l'équipe.
4. Donne pour chaque type de document la durée de conservation à vérifier, en me rappelant de la confirmer avec mon expert-comptable.
Voici quelques fichiers mal nommés : [LISTE]. Propose leur nouveau nom. Pose-moi des questions avant de répondre.

Marche avec l'assistant IA de votre choix. Aucun compte AgentsPourTPE requis.

Ce que l'assistant vous rend (exemple)

Arborescence 01_Clients / 2026 / Devis · Factures 02_Fournisseurs / 2026 03_Social / Paie · Contrats 04_Banque / Relevés 05_Fiscal / TVA · Bilans Règle de nommage : AAAAMMJJ_Type_Référence « facture finale v3 VRAI.pdf » devient 20261012_Facture_F2026-118.pdf « scan devis.pdf » devient 20261003_Devis_D2026-077_Client1.pdf Durées de conservation à confirmer avec votre expert-comptable : pièces comptables, bulletins de paie, contrats. Règle d'or pour l'équipe : un fichier mal nommé se renomme tout de suite, pas « plus tard ». (Exemple illustratif.)

Le problème

« Facture_finale_v3_VRAI.pdf » multiplié par mille. Retrouver un document devient un projet.

Recette agent (étapes)

  1. Demandez une arborescence type TPE : Clients / Fournisseurs / Social / Banque / Fiscal.
  2. Adoptez une convention : AAAAMMJJ_Client_Type_Ref.pdf.
  3. Faites générer une mini-charte d’1 page pour l’équipe.
  4. Planifiez 30 min / mois de rangement assisté (liste des fichiers mal nommés → suggestions).

Résultat attendu

Gain de temps quotidien, audits moins douloureux.

Note RGPD / données

Définissez des durées de conservation (ex. factures 10 ans) et un responsable de purge.

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