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Mettre à jour son fichier clients pour la e-facture (SIREN, adresses, mentions)

Avec la facturation électronique, chaque facture B2B doit être bien adressée. L’agent vous aide à repérer les fiches clients incomplètes et à préparer le message qui demande les informations manquantes.

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À vous. 2 minutes.

Je suis [VOTRE MÉTIER]. Je prépare mon fichier clients pour la facturation électronique. Pour ne coller aucune donnée réelle, je décris chaque ligne avec des codes : « Client 1 : pro ou particulier, SIREN renseigné oui/non, adresse de facturation renseignée oui/non, adresse de livraison ou de chantier différente oui/non, e-mail de facturation oui/non, doublon possible oui/non ».
[MES LIGNES CODÉES]
1. Signale les lignes à problème et ce qu'il faut compléter pour chacune.
2. Liste les nouvelles mentions à prévoir sur mes factures, en me rappelant de les vérifier sur impots.gouv.fr.
3. Écris un e-mail court à mes clients professionnels pour confirmer leurs informations de facturation, en vouvoiement. Commence par « Bonjour [Prénom] ».
Je vérifierai moi-même les SIREN dans l'annuaire officiel des entreprises : ne les devine jamais. Pose-moi des questions avant de répondre.

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Ce que l'assistant vous rend (exemple)

Lignes à compléter Client 3 · pro · SIREN manquant → à chercher dans l'annuaire officiel des entreprises Client 7 · noté particulier mais a un SIREN → passer en pro Clients 9 et 12 · doublon possible → fusionner Client 15 · adresse de chantier différente → renseigner les deux adresses E-mail Objet : Vos informations de facturation Bonjour [Prénom], Avec la facturation électronique, nos factures doivent porter des informations exactes. Pouvez-vous nous confirmer votre raison sociale, votre adresse de facturation et l'adresse e-mail où vous souhaitez recevoir vos factures ? Merci d'avance, [Votre prénom] (Exemple illustratif.)

Le problème

Dans beaucoup de TPE, le fichier clients a été rempli au fil de l’eau : raison sociale approximative, pas de SIREN, adresse de facturation différente de l’adresse du chantier. Avec la e-facture, une facture mal adressée peut être rejetée ou mal acheminée. Mieux vaut nettoyer avant l’obligation de réception (1er septembre 2026 pour toutes les entreprises) — et avant l’émission obligatoire pour les TPE (1er septembre 2027).

Recette agent (étapes)

  1. Exportez votre fichier clients depuis votre logiciel (raison sociale, SIREN / SIRET, adresse de facturation, adresse de livraison ou de chantier, mail de facturation, type pro / particulier).
  2. Demandez à l’agent de signaler les lignes à problème : SIREN manquant ou au mauvais format, doublons, clients pros marqués comme particuliers, adresse de livraison absente quand elle diffère.
  3. Pour les SIREN manquants, vérifiez vous-même dans l’annuaire officiel des entreprises (annuaire-entreprises.data.gouv.fr) plutôt que de laisser l’agent deviner.
  4. Demandez la liste des nouvelles mentions à prévoir sur vos factures (par exemple SIREN du client, adresse de livraison si différente, nature de l’opération : biens, services ou mixte) et comparez-la à votre modèle de facture actuel.
  5. Faites rédiger un mail court à vos clients pros pour confirmer leurs informations de facturation et l’adresse où ils souhaitent recevoir leurs factures.
  6. Corrigez le fichier dans votre logiciel et notez dans un tableau les clients qui n’ont pas encore répondu pour une relance.

Résultat attendu

Un fichier clients propre, des factures acceptées du premier coup et un passage à la e-facture beaucoup plus serein.

Note RGPD / données

Repères donnés à titre informatif, sans valeur de conseil juridique ou fiscal : le calendrier et les modalités peuvent évoluer. Vérifiez sur impots.gouv.fr et validez avec votre expert-comptable. Pour vos clients particuliers, ne collez ni adresses ni téléphones dans un chat grand public : travaillez sur les colonnes utiles, avec des identifiants internes.

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