Agent IA pour traiteur : facture de solde avec les extras
Couverts définitifs, heures de service en plus, location de vaisselle, acompte déjà versé : l'assistant prépare la facture de solde d'un mariage ou d'un séminaire ligne par ligne, et liste les extras à ne pas oublier.
Le problème
Le mariage s'est terminé à 2 h, il y avait 112 couverts au lieu des 120 du devis, deux serveurs sont restés deux heures de plus, le marié a demandé un deuxième fût et il a fallu louer des mange-debout en dernière minute. Trois jours plus tard, vous faites la facture de solde de mémoire, entre deux livraisons. Les extras oubliés, c'est votre marge qui s'en va, et le client ne vous rappellera pas pour vous les payer.
À quoi ressemble la solution
Vous donnez à l'assistant le devis signé, l'acompte versé, le nombre de couverts définitif et vos notes de la soirée, même en vrac. Il recalcule chaque ligne, ajoute les extras avec leur prix du devis ou de votre grille, déduit l'acompte et vous rend le détail de la facture de solde, plus la liste des extras habituels à vérifier. Vous émettez la facture dans votre logiciel.
Les étapes
Avant : environ 45 min · Après : environ 15 min
- Le lendemain de l'événement, dictez vos notes : couverts servis, heures de fin du personnel, boissons en plus, location, casse.
- Copiez le prompt, remplacez les [VARIABLES] avec le devis signé et l'acompte.
- Contrôlez la liste « extras à vérifier » : c'est là que se cachent les oublis.
- Émettez la facture dans votre logiciel avec vos taux de TVA, et joignez le détail des extras pour que le client comprenne.
Jeannie, l'agent de ValérieExemple illustratifValérie
Mariage : 112 couverts au lieu de 120, deux serveurs jusqu'à 2 h au lieu de minuit, un fût en plus et des mange-debout loués. Acompte de 2 232 € HT. Fais-moi le solde.
Jeannie
Votre devis prévoit-il un minimum de couverts facturés ? Et le fût et les mange-debout ont-ils un prix dans votre grille ?
Valérie
Pas de minimum. Le fût, je dois vérifier s'il était au forfait. Mange-debout : 12 € pièce, j'en ai loué 6.
Jeannie
Je calcule sur 112 couverts, j'ajoute les 2 × 2 h de service et je laisse le fût et les mange-debout dans « à vérifier » jusqu'à ce que vous confirmiez. Les mange-debout ajouteraient 72 € HT. Voici le détail.
Jeannie
Ce que l'assistant vous rend (exemple)
Facture de solde · Mariage du 14 juin Exemple illustratif, chiffres fictifs. Menu : 112 couverts × 62,00 € = 6 944,00 € HT Heures de service après minuit : 2 serveurs × 2 h × 35,00 € = 140,00 € HT Total de l'événement : 7 084,00 € HT Acompte versé à la signature : − 2 232,00 € HT Solde à facturer : 4 852,00 € HT Extras à vérifier : deuxième fût de bière (prévu au devis ?) · location de 6 mange-debout · casse de verres signalée · nettoyage de la salle si non inclus.
À vous. 2 minutes.
Je suis traiteur. Événement : [MARIAGE / SÉMINAIRE] le [DATE]. Devis signé : [LIGNES ET PRIX HT, EX. MENU À 62 € HT PAR COUVERT POUR 120 COUVERTS, SERVICE INCLUS JUSQU'À MINUIT]. Acompte versé : [MONTANT] € HT. Ma grille d'extras : [EX. HEURE DE SERVEUR 35 € HT, LOCATION MANGE-DEBOUT 12 € HT PIÈCE]. Mes notes de la soirée, en vrac : [NOTES]. 1) Recalcule chaque ligne avec les quantités réelles, ajoute les extras au prix du devis ou de ma grille, déduis l'acompte. Montre chaque opération. 2) Donne le total HT de la facture de solde. 3) Liste les extras fréquents que je n'ai pas mentionnés et qu'il faut vérifier (boissons, casse, location, nettoyage, déplacement…). Ne calcule pas la TVA, ne fixe aucun prix toi-même. Si le devis prévoit un minimum de couverts facturés, applique-le et dis-le moi. S'il manque une info, demande.
Marche avec l'assistant IA de votre choix. Aucun compte AgentsPourTPE requis.
Conversation illustrative : Valérie, traiteur, est un personnage fictif. Ici, Jeannie joue le rôle de votre assistant IA ; chez vous, ce sera celui que vous utilisez déjà.
Résultats attendus
Temps : Environ 45 min pour reconstituer une facture de solde de mémoire, environ 15 min avec le prompt (estimation).
Le calcul : extras oubliés par événement × événements par an = chiffre d'affaires récupéré par an.
L'exemple de Valérie (hypothèses, pas des statistiques)
- Valérie oubliait environ 80 € HT d'extras par événement (hypothèse).
- Sur 25 événements par an : 80 × 25 = 2 000 € HT récupérés.
- Ce montant n'est pas une moyenne de la profession : retrouvez vos propres oublis sur vos trois dernières factures.
Honnêtement : Un extra ne se facture que s'il était prévu au devis ou accepté par le client. La liste « à vérifier » sert à le rappeler, pas à ajouter des lignes en douce.
Hypothèse de calcul, pas une statistique : refaites le calcul avec vos propres chiffres.
Les outils
- Gratuit : un assistant IA conversationnel, en version gratuite pour commencer (par exemple Grok Bot, Le Chat, ChatGPT ou Copilot).
- Gratuit : la dictée vocale du téléphone, pour noter les extras pendant ou juste après l'événement.
- Votre logiciel de facturation, pour la facture officielle avec vos taux de TVA.
Si ça coince
- La réponse est trop longue ou trop guindée ? Écrivez : « Plus court, et plus simple, comme je parle. »
- L'assistant répond sans poser de question ? Vérifiez que la dernière phrase du prompt est bien là.
- Toujours bloqué ? Écrivez-nous : contact@agentspourtpe.fr
Questions fréquentes
Acompte ou arrhes, quelle différence ?
Avec un acompte, vous et le client êtes engagés fermement. Avec des arrhes, chacun peut renoncer : le client perd les arrhes, et si c'est vous qui annulez, vous lui rendez le double. Avec un client particulier, une somme versée d'avance sans précision est présumée être des arrhes : écrivez le bon terme dans vos devis.
Quels taux de TVA appliquer ?
En règle générale, ce que vous servez lors d'une fête ou d'un séminaire est à 10 %, et les boissons alcoolisées à 20 %. Pour la location de matériel ou d'autres lignes, faites valider : ne laissez pas l'assistant décider, c'est le travail de votre logiciel et de votre comptable.
Le client conteste un extra.
Montrez le devis signé ou l'accord écrit. Sans accord, mieux vaut souvent geste commercial que conflit. La fiche sur la facture contestée vous aide à répondre.
Et pour un séminaire d'entreprise ?
Même méthode. Le client professionnel peut vous demander un numéro de bon de commande sur la facture : demandez-le avant l'événement.
À vérifier
À vérifier : le terme écrit sur vos devis (acompte ou arrhes) et le taux de TVA de chaque ligne de facture (repas, boissons, location). Rien ici n'est un avis juridique ou fiscal.
Note RGPD / données
Pas de nom des mariés ni du client dans le prompt : « mariage du 14 juin » suffit.
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