Transformer vos messages vocaux en liste de rappels et en réponses prêtes

1Le problème

Pendant le chantier ou le rendez-vous, le téléphone vibre et vous ne pouvez pas répondre. Le soir, il y a six messages vocaux, que vous écoutez dans le camion en notant au dos d'un ticket. Un rappel oublié, c'est un client qui appelle le concurrent.

2À quoi ressemble la solution

Vous récupérez le texte des messages : la transcription automatique si votre téléphone ou votre messagerie la propose, sinon un résumé dicté. L'assistant en fait un tableau (qui veut quoi, quelle urgence, ce qui manque, quelle action) et prépare un SMS de réponse pour chaque appel. Vous rappelez et vous envoyez vous-même.

3Les étapes

Avant : environ 30 min · Après : environ 10 min

1. Récupérez le texte : regardez si votre téléphone ou votre messagerie propose la transcription des messages vocaux : selon votre opérateur et votre forfait, ce service existe ou non, et il peut être payant. Sinon, dictez un résumé de chaque message dans vos notes.
2. Retirez les noms, numéros et adresses du texte, et numérotez les appels (Appel 1, Appel 2…). Gardez de votre côté qui correspond à quel numéro.
3. Copiez le prompt, remplacez les [VARIABLES], collez-le dans votre assistant IA.
4. Écoutez vous-même les messages classés urgents, puis rappelez ou envoyez les SMS dans l'ordre du tableau.

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  Johnny

  Je colle ce prompt dans mon assistant IA, après avoir remplacé les [VARIABLES].

• À vous. 2 minutes.

  Je suis [VOTRE MÉTIER] à [VOTRE VILLE]. Voici le texte de mes messages vocaux de la journée (noms, numéros et adresses retirés) :
  Appel 1 : [TEXTE]
  Appel 2 : [TEXTE]
  Appel 3 : [TEXTE]
  Range-les dans un tableau : numéro d'appel, ce que veut la personne, urgence (aujourd'hui / cette semaine / pas pressé), ce qu'il me manque pour répondre, action à faire.
  Compte comme urgent : [VOS CRITÈRES, ex. fuite, dégât des eaux, client qui attend sur place].
  Puis, pour chaque appel, écris un SMS de 250 caractères maximum, en vouvoiement, qui commence par « Bonjour, c'est [VOTRE PRÉNOM] de [VOTRE ENTREPRISE] ». N'invente ni prix ni date de passage : écris [À COMPLÉTER].

  Copier le prompt

  Marche avec l'assistant IA de votre choix. Aucun compte AgentsPourTPE requis.

  Copier le prompt
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  Jeannie

  Ce que l'assistant vous rend (exemple)

  Messages du jeudi · 4 appels (exemple illustratif, appels fictifs) Appel 1 · Dégât des eaux chez un locataire, plafond taché, veut un devis pour l'assurance · Urgence : cette semaine · Il manque : surface, photo · Action : SMS pour demander une photo Appel 2 · Cliente du chantier en cours : la teinte du couloir lui paraît trop foncée · Urgence : aujourd'hui · Il manque : rien · Action : rappeler ce soir Appel 3 · Fournisseur : papier peint livrable mardi au lieu de lundi · Urgence : cette semaine · Il manque : rien · Action : décaler le client concerné Appel 4 · Demande de prix pour repeindre des volets · Urgence : pas pressé · Il manque : nombre de volets, matière · Action : SMS de questions SMS appel 1 : Bonjour, c'est Johnny de Marre Déco. Bien reçu votre message pour le plafond. Pouvez-vous m'envoyer une photo et la taille approximative de la pièce ? Je vous fais le devis pour l'assurance [À COMPLÉTER : délai]. SMS appel 4 : Bonjour, c'est Johnny de Marre Déco. Merci pour votre appel. Combien de volets faut-il repeindre, et sont-ils en bois ou en métal ? Je vous réponds ensuite avec un prix.

Ici, Jeannie joue le rôle de votre assistant IA. Chez vous, ce sera celui que vous utilisez déjà.

5Les outils

• Gratuit : la transcription des messages vocaux ou la dictée vocale de votre téléphone, si elles sont disponibles sur votre appareil.
• Gratuit : un assistant IA conversationnel, en version gratuite (par exemple Grok Bot, Le Chat, ChatGPT ou Copilot).
• Gratuit : l'application de notes de votre téléphone ou un tableur pour garder le tableau des rappels.

7Questions fréquentes