Jeannie, l'agent IA d'AgentsPourTPEAgentsPourTPE
DébutantArtisanat / BTPCoiffure / BeautéServices B2BCommerce

Une réceptionniste téléphonique IA qui prend vos rendez-vous

Une voix artificielle répond à votre place quand vous avez les mains prises, consulte votre agenda et réserve le créneau. Cette fiche vous aide à préparer ses consignes, à la tester avant de la brancher, et à cocher les règles RGPD : prévenir l'appelant, encadrer l'enregistrement, signer un contrat avec le prestataire.

Partager :LinkedInXWhatsApp

Le problème

Johnny
Le téléphone sonne pendant que vous êtes sous un évier, sur un toit ou en pleine coupe. Vous ne décrochez pas, la personne ne laisse pas de message, et elle appelle le suivant sur la liste. Le soir, vous rappelez trois numéros inconnus : deux démarcheurs et un client qui a déjà trouvé quelqu'un. Vous avez déjà un bon script d'accueil, mais il faut toujours quelqu'un pour le dire.

À quoi ressemble la solution

Des services de réceptionniste vocale IA répondent eux-mêmes aux appels : ils dialoguent avec l'appelant, posent vos questions, regardent votre agenda et proposent un créneau, puis vous envoient un résumé. Ce n'est pas la même chose qu'un script d'accueil (fiche « Script d'accueil téléphonique ») : là, c'est vous ou un salarié qui parlez ; ici, c'est un agent vocal qui parle à votre place. L'assistant IA de votre choix vous aide à écrire ses consignes (prestations, durées, urgences, ce qu'il ne doit jamais promettre), sa phrase d'accueil qui annonce clairement qu'il s'agit d'une IA, des appels de test, et la liste des questions à poser au prestataire avant de signer. Deux exemples datés de services annoncés en octobre 2026 sont cités en bas de fiche, sans recommandation.

Jeannie, l'assistante IA

Les étapes

Avant : environ 3 h · Après : environ 1 h

  1. Copiez le prompt dans votre assistant IA avec vos prestations, durées, horaires et urgences : il rédige les consignes de l'agent vocal et sa phrase d'accueil.
  2. Interrogez deux ou trois prestataires avec la liste de questions produite : où vont les enregistrements et transcriptions, combien de temps ils sont gardés, quels sous-traitants, quel contrat.
  3. Avant de brancher votre vrai numéro, passez dix appels de test : client pressé, urgence, démarcheur, personne âgée, question de prix. Corrigez les consignes.
  4. Une fois en service, relisez chaque soir les résumés pendant deux semaines, notez le traitement dans votre registre et gardez un moyen simple de parler à un humain.
Jeannie, l'agent de JohnnyExemple illustratif

  • Johnny

    Je colle ce prompt dans mon assistant IA, après avoir remplacé les [VARIABLES].

  • À vous. 2 minutes.

    Je veux confier l'accueil téléphonique de mon entreprise à une réceptionniste vocale IA. Aide-moi à préparer ses consignes.
Mon activité : [MÉTIER, VILLE]. Horaires : [HORAIRES].
Prestations et durées : [LISTE]. Ce qui est urgent : [EX. FUITE D'EAU, PANNE TOTALE]. Que faire en cas d'urgence : [EX. TRANSFÉRER SUR MON PORTABLE].
Ce que l'agent ne doit jamais faire : donner un prix ferme, un diagnostic, une promesse de délai, ou des informations sur d'autres clients.
1) Écris la phrase d'accueil : elle dit dès le début que l'appelant parle à un assistant vocal automatique (une IA), indique si l'appel est enregistré et pourquoi, explique comment s'y opposer et comment parler à un humain.
2) Écris les consignes de l'agent : questions à poser, prise de rendez-vous, cas d'urgence, démarchage, fin d'appel.
3) Propose dix scénarios d'appels de test, dont un appelant qui refuse de parler à une IA.
4) Liste les questions à poser au prestataire : enregistrement, transcription, durée de conservation, lieu d'hébergement, sous-traitants, contrat de sous-traitance RGPD, suppression des données en fin de contrat.
Reste factuel, n'invente aucune règle de droit. Pose-moi une question si une information manque.

    Marche avec l'assistant IA de votre choix. Aucun compte AgentsPourTPE requis.

  • Jeannie

    Ce que l'assistant vous rend (exemple)

    Phrase d'accueil et extrait des consignes Exemple illustratif, entreprise fictive. « Bonjour, vous êtes bien chez Plomberie Morel. Je suis l'assistant vocal automatique de l'entreprise, une intelligence artificielle. Cet appel est enregistré pour permettre à M. Morel de vous rappeler avec les bonnes informations ; si vous ne le souhaitez pas, dites "pas d'enregistrement". Pour parler directement à quelqu'un, dites "un humain". Comment puis-je vous aider ? » Consignes (extrait) – Toujours demander : nom, commune, nature du problème, numéro de rappel. – Urgence (fuite d'eau active, plus d'eau chaude chez une personne fragile) : transférer sur le portable ; si pas de réponse, promettre un rappel sous 30 minutes, rien de plus. – Rendez-vous : proposer deux créneaux libres de l'agenda, jamais le jour même sans accord. – Prix : « M. Morel vous fera un devis après avoir vu l'installation. » – Démarchage : remercier, ne prendre aucun rendez-vous.

Ici, Jeannie joue le rôle de votre assistant IA. Chez vous, ce sera celui que vous utilisez déjà.

Résultats attendus

Temps : Environ 3 h pour préparer seul les consignes et les tests, environ 1 h avec le prompt (estimation, hors installation du service).

Le calcul : Appels manqués transformés en rendez-vous par semaine × panier moyen × semaines par mois − abonnement mensuel du service = gain par mois.

L'exemple de Johnny (hypothèses, pas des statistiques)

  • Un artisan estime transformer 2 appels manqués par semaine en rendez-vous (hypothèse).
  • Panier moyen : 60 € ; on compte 4 semaines par mois ; abonnement du service : 50 € par mois (hypothèses, tarif réel à demander au prestataire).
  • 2 × 60 × 4 − 50 = 430 € par mois, si ces rendez-vous n'auraient pas été pris autrement.

Votre calcul

Entrez vos propres chiffres. Rien n'est envoyé : le calcul se fait dans votre navigateur.

Gain par mois
—

Honnêtement : Certains appelants raccrochent dès qu'ils entendent une voix artificielle, et un agent mal briefé peut promettre n'importe quoi. Le gain dépend surtout de la qualité des consignes et de vos deux premières semaines de relecture.

Hypothèse de calcul, pas une statistique : refaites le calcul avec vos propres chiffres.

Les outils

  • Gratuit : un assistant IA conversationnel, en version gratuite pour commencer (par exemple Grok Bot, Le Chat, ChatGPT ou Copilot).
  • Un service de réceptionniste vocale IA, tarifs à demander au prestataire. Exemples datés, sans recommandation : Agence MAO a annoncé le 05/10/2026 une secrétaire virtuelle qui, selon son communiqué, décroche en moins de deux secondes, 24 h sur 24, filtre le démarchage, réserve dans l'agenda, évalue l'urgence pour transférer sur le portable et transcrit les messages ; GéniA Voice (startup nantaise Génia), présentée le 10/10/2026 comme une réceptionniste téléphonique IA qui dialogue, consulte l'agenda en temps réel, confirme les rendez-vous, filtre les appels et qualifie les nouveaux clients. Ce sont les annonces des éditeurs, non testées par nous.
  • Gratuit : votre agenda en ligne, si le service sait s'y connecter, et votre registre des traitements (voir la fiche dédiée).

Si ça coince

  • La réponse est trop longue ou trop guindée ? Écrivez : « Plus court, et plus simple, comme je parle. »
  • L'assistant répond sans poser de question ? Vérifiez que la dernière phrase du prompt est bien là.
  • Toujours bloqué ? Écrivez-nous : contact@agentspourtpe.fr

Questions fréquentes

Quelle différence avec un script d'accueil téléphonique ?

Le script, c'est un texte que vous ou un salarié dites au téléphone. Ici, c'est un agent vocal qui parle à votre place. Le script reste utile : il sert de base aux consignes de l'agent.

Dois-je dire à l'appelant qu'il parle à une IA ?

Faites-le dès la première phrase. Selon la CNIL, des obligations de transparence pour certains systèmes d'IA qui interagissent avec des personnes s'appliquent depuis le 2 août 2026 dans le cadre du règlement européen sur l'IA ; elles pèsent surtout sur les fournisseurs. Vérifiez que l'outil l'annonce, et ajoutez-le de toute façon dans votre phrase d'accueil.

L'enregistrement des appels est-il permis ?

Oui, avec des conditions. D'après la CNIL, l'appelant doit être informé dès le début de l'appel (existence, finalité, droit de s'opposer), avec un renvoi vers une information complète, et les enregistrements ne doivent pas être gardés plus de six mois (un an pour les documents d'analyse). Attention : cette page de la CNIL porte sur les appels au travail et est signalée comme en cours de mise à jour.

Quel contrat avec le prestataire ?

Le prestataire traite des données pour votre compte : le RGPD (article 28) impose un contrat écrit qui fixe notamment l'objet, la durée, les données traitées, ses obligations de sécurité et de confidentialité, l'accord pour d'éventuels sous-traitants et la suppression ou le renvoi des données en fin de contrat. La CNIL renvoie vers des clauses contractuelles types.

À vérifier

À vérifier : l'information des appelants et la durée de conservation des enregistrements (page CNIL en cours de mise à jour), le contrat de sous-traitance avec le prestataire, l'obligation de transparence du règlement européen sur l'IA (surtout à la charge des fournisseurs), et les promesses des éditeurs cités, non vérifiées par nous. Rien ici n'est un avis juridique.

Note RGPD / données

L'agent vocal enregistre et transcrit des conversations : informez l'appelant dès le début, limitez la durée de conservation, signez un contrat de sous-traitance avec le prestataire et inscrivez le traitement dans votre registre. Ne laissez pas l'agent recueillir d'informations de santé ou bancaires.

Cas liés