Jeannie, l'agent IA d'AgentsPourTPEAgentsPourTPE
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Agent IA pour architecte : relancer des honoraires en retard

Le permis est déposé, la note d'honoraires de la phase attend depuis deux mois. L'assistant rédige des relances qui s'appuient sur votre contrat de maîtrise d'œuvre, phase par phase, et gardent intacte la relation avec le maître d'ouvrage.

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Le problème

Agnès
Vous avez mené l'esquisse, l'avant-projet, déposé le permis de construire de la maison des Martin. Le contrat prévoit une note d'honoraires à chaque phase ; celle du dépôt de permis, 3 600 €, n'est pas réglée. Les clients sont charmants, un peu dépassés par leur emprunt, et vous allez passer encore un an avec eux sur le chantier. Relancer trop fort, c'est abîmer la relation ; ne rien dire, c'est financer leur maison.

À quoi ressemble la solution

L'assistant s'appuie sur votre contrat : phase concernée, mode de rémunération convenu, échéancier, délai de paiement. Il écrit un premier rappel qui rattache la note à la phase livrée (« le permis est déposé, voici la note correspondante »), une relance datée, puis un courrier plus formel. Il propose aussi une solution amiable si les clients ont un souci de trésorerie : un échéancier écrit, que vous décidez d'accepter ou non.

Jeannie, l'assistante IA

Les étapes

Avant : environ 1 h · Après : environ 15 min

  1. Relisez votre contrat : mode de rémunération, phases, échéancier, délai de paiement, ce qui a été livré et quand.
  2. Copiez le prompt avec ces éléments et dites si votre client est un particulier ou une entreprise.
  3. Envoyez le premier rappel avec la note d'honoraires et la preuve de la phase (récépissé de dépôt, compte rendu).
  4. Si les clients évoquent un problème de financement, demandez à l'assistant de rédiger une proposition d'échéancier, que vous validez avant envoi.
Jeannie, l'agent d'AgnèsExemple illustratif

  • Agnès

    Note du permis impayée depuis deux mois. Les Martin sont adorables, et on a encore un an de chantier ensemble.

  • Jeannie

    On rattache la note à ce qui a été fait : le permis déposé, c'est concret. Vous savez pourquoi ils tardent ?

  • Agnès

    Leur prêt n'est pas encore débloqué, je crois.

  • Jeannie

    Alors je vous propose, en option, un paragraphe d'échéancier en deux fois. À vous de voir si vous l'utilisez. Votre contrat prévoit quel délai de paiement ?

  • Jeannie

    Ce que l'assistant vous rend (exemple)

    Message 1 · rappel cordial Exemple illustratif, clients et montants fictifs. Bonjour Madame, bonjour Monsieur, Bonne nouvelle : le dossier de permis de construire a été déposé le 4 août, je vous joins le récépissé. Comme prévu à notre contrat, cette étape correspond à la note d'honoraires de 3 600 € TTC, que je vous joins à nouveau. Elle était à régler pour le 4 septembre. Pouvez-vous me confirmer la date de virement ? Paragraphe d'échéancier (si vous le choisissez) Si le déblocage de votre prêt prend du retard, je peux vous proposer de régler cette note en deux fois, le 30 octobre et le 30 novembre. Dites-moi si cela vous aide, je vous l'envoie par écrit. Message 3 · J+30 … L'article 6 de notre contrat prévoit le règlement de chaque note d'honoraires à 30 jours. Je vous remercie de procéder au paiement sous huit jours. …

À vous. 2 minutes.

Je suis architecte. Contrat de maîtrise d'œuvre signé le [DATE] avec [PARTICULIERS / ENTREPRISE].
Rémunération convenue : [FORFAIT / POURCENTAGE], échéancier par phase : [PHASES ET MONTANTS].
Note d'honoraires impayée : phase [EX. DÉPÔT DU PERMIS DE CONSTRUIRE], [MONTANT] € TTC, émise le [DATE], échéance [DATE].
Preuve de la phase : [EX. RÉCÉPISSÉ DE DÉPÔT DU …].
Contexte : [EX. CLIENTS SYMPATHIQUES, EMPRUNT EN COURS DE DÉBLOCAGE].
Rédige trois messages en vouvoiement :
1) un rappel cordial qui rattache la note à la phase réalisée ;
2) une relance datée à J+15 ;
3) un courrier plus formel à J+30, qui rappelle la clause du contrat.
Propose aussi un paragraphe d'échéancier amiable, que je choisirai d'utiliser ou non.
Aucune menace d'arrêter le chantier, aucune règle inventée. Pose-moi une question si une information manque.

Marche avec l'assistant IA de votre choix. Aucun compte AgentsPourTPE requis.

Conversation illustrative : Agnès, architecte, est un personnage fictif. Ici, Jeannie joue le rôle de votre assistant IA ; chez vous, ce sera celui que vous utilisez déjà.

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Résultats attendus

Temps : Environ 1 h pour une relance pesée au mot près, environ 15 min avec le prompt (estimation).

Le calcul : (minutes avant − minutes après) × relances par an ÷ 60 × votre taux horaire = valeur du temps récupéré par an.

L'exemple d'Agnès (hypothèses, pas des statistiques)

  • Agnès écrit environ 10 relances d'honoraires par an (hypothèse).
  • Son taux horaire : 70 € (hypothèse).
  • (60 − 15) × 10 ÷ 60 × 70 = 525 € de temps récupéré par an.

Votre calcul

Entrez vos propres chiffres. Rien n'est envoyé : le calcul se fait dans votre navigateur.

Valeur du temps récupéré par an
—

Honnêtement : Les relances fonctionnent quand le contrat est clair sur les phases et les montants. Si ce n'est pas le cas, c'est le modèle de contrat qu'il faut revoir.

Hypothèse de calcul, pas une statistique : refaites le calcul avec vos propres chiffres.

Les outils

  • Gratuit : un assistant IA conversationnel, en version gratuite pour commencer (par exemple Grok Bot, Le Chat, ChatGPT ou Copilot).
  • Gratuit : votre messagerie, avec la note d'honoraires et la preuve de phase en pièces jointes.
  • Votre logiciel de gestion d'agence ou de facturation, pour suivre les notes par phase.

Si ça coince

  • La réponse est trop longue ou trop guindée ? Écrivez : « Plus court, et plus simple, comme je parle. »
  • L'assistant répond sans poser de question ? Vérifiez que la dernière phrase du prompt est bien là.
  • Toujours bloqué ? Écrivez-nous : contact@agentspourtpe.fr

Questions fréquentes

Que dit la déontologie sur les honoraires ?

Le code de déontologie des architectes prévoit que la rémunération est clairement définie par le contrat, et un forfait est fixé avant le début de la mission. Pour les recommandations de l'Ordre sur les relances, renseignez-vous auprès de votre conseil régional : nous ne les avons pas vérifiées ici.

Je peux réclamer des pénalités à des particuliers ?

Seulement ce que prévoit votre contrat. L'indemnité forfaitaire de 40 € ne concerne que les clients professionnels.

Je peux suspendre ma mission en attendant ?

Cela dépend de votre contrat et de la phase. Ne l'annoncez pas dans un message de relance : demandez d'abord conseil.

À vérifier

À vérifier : les règles de rémunération du code de déontologie des architectes (contrat, forfait fixé avant la mission), les délais de paiement et l'indemnité forfaitaire (clients professionnels uniquement). Les recommandations de l'Ordre n'ont pas été vérifiées. Rien ici n'est un avis juridique.

Note RGPD / données

Dans le prompt, écrivez « les clients » plutôt que leur nom, et ne collez ni l'adresse du terrain ni les éléments de leur financement.

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