Agent IA pour menuisier : relance du solde impayé après pose
Fenêtres posées, acompte encaissé, solde qui ne vient pas « à cause d'une rayure » : l'assistant rédige des relances graduées qui séparent la réserve à lever du paiement dû, sans fâcher le client.
Le problème
Les six fenêtres sont posées, le client a versé 30 % à la commande. Le solde devait être réglé à la fin de la pose. Trois semaines plus tard, rien. Au téléphone : « la porte-fenêtre frotte un peu et il y a une rayure sur un dormant, je paierai quand ce sera réglé ». Vous voulez bien repasser, mais pas attendre deux mois pour 4 760 €. Et vous ne savez pas comment l'écrire sans que ça tourne au conflit.
À quoi ressemble la solution
L'assistant rédige trois messages qui montent en fermeté : un rappel aimable qui propose une date pour le réglage, un second message qui distingue clairement la réserve (que vous levez) du solde (qui reste dû), puis un brouillon de mise en demeure, à relire avant tout envoi. Il garde un ton calme et vous signale les points à vérifier dans votre devis signé.
Les étapes
Avant : environ 40 min · Après : environ 10 min
- Rassemblez les faits : montant du devis signé, acompte versé, date de fin de pose, conditions de paiement écrites sur le devis, et la remarque exacte du client.
- Copiez le prompt, remplacez les [VARIABLES]. Demandez les trois messages d'un coup : vous saurez où vous allez.
- Envoyez le premier message avec une vraie date de passage. Notez la date d'envoi.
- Si rien ne bouge, envoyez le deuxième, puis préparez le troisième. Avant une mise en demeure, relisez-la à tête reposée ou faites-la relire (organisation professionnelle, conseil).
Jeannie, l'agent de ThomasExemple illustratifThomas
Solde de 4 760 € pas payé depuis trois semaines, la cliente parle d'une porte qui frotte et d'une rayure. J'en ai marre mais je ne veux pas me fâcher. Écris-moi les relances.
Jeannie
Une question d'abord : la rayure, vous pouvez la reprendre sur place, ou faut-il commander une pièce ? Je ne veux pas promettre une date que vous ne tiendrez pas.
Thomas
Il faut un capot de finition, livré le 20.
Jeannie
Alors le premier message propose de régler la porte tout de suite et annonce la reprise de la rayure après le 20. Le deuxième rappelle que ces petites reprises n'empêchent pas le paiement du solde. Vérifiez que vos conditions de paiement figurent bien sur le devis signé.
Jeannie
Ce que l'assistant vous rend (exemple)
Message 1 · J+3 Exemple illustratif, client et montants fictifs. Bonjour Madame Martin, Merci encore pour votre accueil pendant la pose. Je repasse volontiers régler la porte-fenêtre et traiter la rayure du dormant : seriez-vous disponible mardi 14 h ou jeudi 9 h ? Je vous rappelle que le solde de 4 760 € était prévu à la fin de la pose. Vous pouvez le régler par virement dès maintenant ; le réglage sera fait dans tous les cas. Bien cordialement, Message 2 · J+10 … Le réglage de la porte-fenêtre est fait depuis jeudi. La rayure sera reprise le 22 avec la pièce commandée. Ces deux points n'empêchent pas l'usage des menuiseries : je vous remercie de régler le solde de 4 760 € avant le 25. … Message 3 · brouillon de mise en demeure, à relire avant envoi.
À vous. 2 minutes.
Je suis menuisier à [VILLE]. J'ai posé [DESCRIPTION DU CHANTIER] chez un particulier. – Devis signé : [MONTANT] € TTC, acompte versé : [MONTANT] €, solde dû : [MONTANT] € – Conditions écrites sur le devis : [EX. SOLDE À LA FIN DE LA POSE] – Fin de pose : [DATE] – Ce que dit le client pour ne pas payer : [SA REMARQUE] Rédige trois messages, en vouvoiement, courts et calmes : 1) Rappel aimable qui propose deux dates pour [LE RÉGLAGE] et rappelle le solde. 2) Message plus ferme, une semaine après, qui sépare la réserve (que je lève à telle date) du paiement du solde, avec une date limite. 3) Brouillon de mise en demeure de payer, à envoyer en recommandé, qui reprend les faits et les dates. N'invente aucune règle de droit ni aucun montant de pénalité. Dis-moi ce que je dois vérifier dans mon devis avant d'envoyer le troisième message. Pose-moi une question si un fait manque.
Marche avec l'assistant IA de votre choix. Aucun compte AgentsPourTPE requis.
Conversation illustrative : Thomas, menuisier, est un personnage fictif. Ici, Jeannie joue le rôle de votre assistant IA ; chez vous, ce sera celui que vous utilisez déjà.
Résultats attendus
Temps : Environ 40 min pour écrire ces trois messages en pesant chaque mot, environ 10 min avec le prompt (estimation).
Le calcul : solde en attente × (taux annuel de votre découvert ÷ 100) × jours de retard ÷ 365 = ce que l'attente vous coûte en agios, si vous êtes à découvert.
L'exemple de Thomas (hypothèses, pas des statistiques)
- Solde : 4 760 €. Découvert à 8 % par an, 30 jours de retard (hypothèses).
- 4 760 × 0,08 × 30 ÷ 365 = 31,3 €, soit environ 31 € d'agios pour ce seul chantier.
- Le coût le plus lourd n'est pas là : c'est le fournisseur que vous payez avant d'avoir été payé.
Honnêtement : Les relances bien écrites accélèrent souvent le paiement, mais aucune ne le garantit. Si le client conteste vraiment la qualité, la fiche sur la facture contestée est plus adaptée.
Hypothèse de calcul, pas une statistique : refaites le calcul avec vos propres chiffres.
Les outils
- Gratuit : un assistant IA conversationnel, en version gratuite pour commencer (par exemple Grok Bot, Le Chat, ChatGPT ou Copilot).
- Gratuit : votre messagerie, avec un modèle de message enregistré pour la prochaine fois.
- Pour la mise en demeure : un envoi en recommandé avec accusé de réception (payant).
Si ça coince
- La réponse est trop longue ou trop guindée ? Écrivez : « Plus court, et plus simple, comme je parle. »
- L'assistant répond sans poser de question ? Vérifiez que la dernière phrase du prompt est bien là.
- Toujours bloqué ? Écrivez-nous : contact@agentspourtpe.fr
Questions fréquentes
Le client peut-il retenir tout le solde pour une rayure ?
C'est une question de contrat et de proportion, que l'assistant ne doit pas trancher. Vérifiez vos conditions écrites et, en cas de doute, demandez à votre organisation professionnelle ou à un conseil.
Puis-je ajouter des pénalités de retard ?
Seulement si elles sont prévues et dans les limites de la loi. Avec un client professionnel, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement figurent sur la facture. Avec un particulier, cette indemnité ne s'applique pas, et le reste dépend de votre devis. Vérifiez avant de l'écrire.
Mail, SMS ou courrier ?
Les deux premiers messages par mail ou SMS, selon vos habitudes avec le client. La mise en demeure par courrier recommandé, pour avoir une date certaine.
Et si le client ne répond toujours pas ?
Il existe la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances (jusqu'à 5 000 €, menée par un commissaire de justice, si le client l'accepte) et l'injonction de payer devant le juge. Renseignez-vous sur les sites officiels ou auprès d'un professionnel du droit.
À vérifier
À vérifier : vos conditions de paiement écrites sur le devis, les règles de pénalités selon que le client est particulier ou professionnel, et les procédures de recouvrement. Rien ici n'est un avis juridique.
Note RGPD / données
Remplacez le nom du client par « Madame M. » dans le prompt et ajoutez-le vous-même avant l'envoi.
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