Agent IA pour assistante administrative : factures clients
Vous facturez pour plusieurs petites entreprises à partir de notes en vrac. L'assistant transforme ces notes en factures prêtes à saisir, vérifie les mentions obligatoires et repère ce qui manque, sans jamais deviner un taux de TVA.
Le problème
Le 30 du mois, vous recevez de vos clients artisans des photos de bons d'intervention, des SMS (« facture Mme B. pour la fuite, 2 h + joint »), un tableau à moitié rempli. Votre client peintre, Johnny, vous a même dicté un vocal en râlant contre « la paperasse ». Vous devez sortir des factures propres, avec les bonnes mentions, le bon régime de TVA, la bonne numérotation, pour cinq entreprises différentes qui ont chacune leurs habitudes.
À quoi ressemble la solution
Pour chaque entreprise, vous préparez une fiche de règles : régime de TVA, mentions propres (assurance professionnelle pour un artisan, franchise en base…), conditions de paiement, prochain numéro. L'assistant lit les notes de la journée, propose les lignes de facture, signale les informations manquantes et vérifie la liste des mentions. Vous saisissez ensuite dans le logiciel de facturation du client, qui reste la référence.
Les étapes
Avant : environ 12 min · Après : environ 5 min
- Vérifiez que chaque client vous a confié la facturation par écrit (mandat de facturation), avec ce que vous faites et ce qu'il valide.
- Écrivez une fiche de règles par entreprise : TVA, mentions particulières, conditions de paiement, prochain numéro.
- Copiez le prompt avec la fiche et les notes brutes, sans données inutiles sur les clients finaux.
- Saisissez les factures dans le logiciel, faites-les valider par l'entreprise avant envoi, et cochez les points de la liste.
Jeannie, l'agent de NadineExemple illustratifNadine
J'ai cinq clients, cinq façons de facturer, et des notes sur des bouts de papier. Le 30, je deviens chèvre.
Jeannie
On fait une fiche de règles par entreprise, une fois pour toutes. Pour le plombier, quel régime de TVA, et sa facture mentionne-t-elle son assurance ?
Nadine
TVA normale, mais avec des taux réduits pour certains travaux chez des particuliers. Assurance décennale, oui.
Jeannie
Alors je ne choisirai jamais le taux à votre place : je vous signalerai chaque ligne où il faut le confirmer. Envoyez-moi les notes du mois.
Jeannie
Ce que l'assistant vous rend (exemple)
Récapitulatif du mois · entreprise de plomberie Exemple illustratif, entreprise, clients et montants fictifs. | N° proposé | Client | Total HT | À valider | | 2026-118 | Client 1 | 186,00 € | Taux de TVA : travaux dans un logement de plus de deux ans ? | | 2026-119 | Client 2 | 420,00 € | Prix du joint non indiqué dans la note | | 2026-120 | Client 3 (société) | 1 250,00 € | Numéro Siren du client à demander | Mentions à ajouter partout : assurance professionnelle de l'entreprise, conditions de paiement et pénalités, indemnité de 40 € pour le client 3 uniquement (client professionnel). Rappel : chaque facture est validée par l'entreprise avant envoi.
À vous. 2 minutes.
Je suis assistante administrative indépendante et je prépare les factures de mes clients, qui m'ont donné un mandat de facturation. Fiche de règles de l'entreprise : [RÉGIME DE TVA, MENTIONS PARTICULIÈRES, CONDITIONS DE PAIEMENT, PROCHAIN NUMÉRO DE FACTURE]. Notes brutes du mois : [NOTES, SANS NOM COMPLET NI ADRESSE DES CLIENTS FINAUX : utiliser CLIENT 1, CLIENT 2…]. Pour chaque note : 1) propose les lignes de facture (désignation, quantité, prix unitaire HT si donné) ; 2) liste ce qui manque pour une facture complète ; 3) vérifie la présence des mentions obligatoires d'après la fiche, et signale tout doute sur la TVA au lieu de choisir un taux. Termine par un tableau récapitulatif : numéro proposé, client, total HT, point à valider avec l'entreprise. N'invente aucun prix, aucun taux, aucune mention. Pose-moi une question si une information manque.
Marche avec l'assistant IA de votre choix. Aucun compte AgentsPourTPE requis.
Conversation illustrative : Nadine, assistante administrative, est un personnage fictif. Ici, Jeannie joue le rôle de votre assistant IA ; chez vous, ce sera celui que vous utilisez déjà.
Résultats attendus
Temps : Environ 12 min par facture à partir de notes en vrac, environ 5 min avec la fiche de règles et le prompt (estimation).
Le calcul : (minutes avant − minutes après) × factures par mois ÷ 60 × votre taux horaire = valeur du temps récupéré par mois.
L'exemple de Nadine (hypothèses, pas des statistiques)
- Nadine prépare environ 60 factures par mois pour ses clients (hypothèse).
- Son taux horaire : 35 € (hypothèse).
- (12 − 5) × 60 ÷ 60 × 35 = 245 € de temps récupéré par mois.
Honnêtement : L'assistant ne connaît ni le régime de TVA ni les tarifs de vos clients. Il met en ordre et signale les trous ; la responsabilité de la facture reste à l'entreprise.
Hypothèse de calcul, pas une statistique : refaites le calcul avec vos propres chiffres.
Les outils
- Gratuit : un assistant IA conversationnel, en version gratuite pour commencer (par exemple Grok Bot, Le Chat, ChatGPT ou Copilot).
- Le logiciel de facturation de chaque client, qui reste la référence pour la numérotation et l'envoi.
- Gratuit : un tableur (Google Sheets ou LibreOffice Calc), ou Excel si vous l'avez.
Si ça coince
- La réponse est trop longue ou trop guindée ? Écrivez : « Plus court, et plus simple, comme je parle. »
- L'assistant répond sans poser de question ? Vérifiez que la dernière phrase du prompt est bien là.
- Toujours bloqué ? Écrivez-nous : contact@agentspourtpe.fr
Questions fréquentes
J'ai le droit d'émettre des factures au nom de mes clients ?
Oui, avec un mandat de facturation conclu avant la première facture, de préférence par écrit. Chaque facture doit être acceptée par votre client, qui reste responsable de sa facturation et de sa TVA.
Que change la facture électronique ?
La réception devient obligatoire pour toutes les entreprises à partir du 1er septembre 2026, et l'émission suit un calendrier selon la taille. De nouvelles mentions s'ajoutent, comme le Siren du client. Vérifiez la date qui s'applique à chacun de vos clients.
Je peux coller les photos des bons d'intervention ?
Oui, mais masquez d'abord les noms, adresses et numéros de téléphone des clients finaux. Seules les prestations et les quantités sont utiles.
À vérifier
À vérifier : le mandat de facturation (accord préalable, acceptation de chaque facture), la liste des mentions obligatoires et le calendrier de la facture électronique. Rien ici n'est un avis juridique ou fiscal.
Note RGPD / données
Vous traitez les données des clients de vos clients : dans le prompt, remplacez-les par « Client 1, Client 2 ». Les vrais noms restent dans le logiciel de facturation.
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