Prévenir d'un retard ou décaler un rendez-vous sans fâcher le client

1Le problème

Le chantier d'avant déborde, un fournisseur livre en retard, un salarié est malade. Vous le savez à 8 h, mais vous prévenez à 10 h, entre deux tâches, et le message part trop sec ou trop long. Le client a attendu, il est agacé, et c'est parfois lui qui écrit l'avis.

2À quoi ressemble la solution

Vous préparez à froid trois SMS types, courts, qui assument le décalage et proposent une solution. Vous les rangez dans votre téléphone. Le jour J, il ne reste qu'à compléter l'heure ou les créneaux et à envoyer avant l'heure prévue.

3Les étapes

Avant : environ 10 min · Après : environ 1 min

1. Notez vos situations de décalage les plus fréquentes et leurs raisons habituelles.
2. Copiez le prompt, remplacez les [VARIABLES], collez-le dans votre assistant IA. Comptez vous-même les caractères : les assistants comptent souvent mal.
3. Rangez les modèles là où vous les retrouvez en deux secondes : notes du téléphone, réponses rapides de votre messagerie professionnelle ou raccourcis du clavier.
4. Le jour où ça arrive, complétez [Prénom] et [HEURE] et envoyez avant l'heure du rendez-vous, pas après.

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  Johnny

  Je colle ce prompt dans mon assistant IA, après avoir remplacé les [VARIABLES].

• À vous. 2 minutes.

  Je suis [VOTRE MÉTIER] à [VOTRE VILLE], [SEUL / AVEC X SALARIÉS]. Prépare-moi des SMS types pour prévenir un client :
  1) d'un retard de [DURÉE] le jour même,
  2) d'un report au lendemain,
  3) d'un report de plusieurs jours, avec deux créneaux au choix.
  Mes raisons les plus fréquentes : [RAISONS, ex. chantier précédent qui déborde, livraison en retard, salarié malade].
  Règles : 250 caractères maximum par SMS, vouvoiement, j'assume le décalage sans me justifier longuement, je propose une solution concrète. Laisse [Prénom], [HEURE], [CRÉNEAU 1] et [CRÉNEAU 2] en variables. Ne promets aucun geste commercial. Indique le nombre de caractères de chaque SMS. Pose-moi des questions avant d'écrire.

  Copier le prompt

  Marche avec l'assistant IA de votre choix. Aucun compte AgentsPourTPE requis.

  Copier le prompt
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  Jeannie

  Ce que l'assistant vous rend (exemple)

  1 · Retard du jour Bonjour [Prénom], c'est Johnny de Marre Déco. Le chantier précédent a pris plus de temps que prévu : j'arriverai vers [HEURE]. Désolé pour l'attente. Si ça ne vous arrange pas, dites-le-moi et on décale. 2 · Report au lendemain Bonjour [Prénom], c'est Johnny de Marre Déco. Je ne pourrai pas venir aujourd'hui comme prévu, je vous prie de m'en excuser. Je peux passer demain à [HEURE]. Cela vous convient-il ? 3 · Report de plusieurs jours Bonjour [Prénom], c'est Johnny de Marre Déco. Votre papier peint est livré en retard, je ne peux pas commencer lundi. Je vous propose [CRÉNEAU 1] ou [CRÉNEAU 2]. Lequel vous arrange ? Désolé pour ce contretemps. Exemple illustratif. Recomptez les caractères après avoir remplacé les variables.

Ici, Jeannie joue le rôle de votre assistant IA. Chez vous, ce sera celui que vous utilisez déjà.

5Les outils

• Gratuit : un assistant IA conversationnel, en version gratuite (par exemple Grok Bot, Le Chat, ChatGPT ou Copilot).
• Gratuit : l'application de notes de votre téléphone, ou les réponses rapides d'une messagerie professionnelle comme WhatsApp Business.
• Votre agenda, pour proposer des créneaux qui existent vraiment.

7Questions fréquentes